A Shopify, empresa que desenvolve plataformas de comércio eletrónico, transmitiu aos seus colaboradores uma medida para criar uma “limpeza da agenda”, cancelando todas as reuniões não-essenciais, incluindo os check-ins semanais e mensais. Com o argumento de assegurar mais tempo para a concentração noutras tarefas, impôs 2 semanas de intervalo entre reuniões regulares, limitadas a dias específicos da semana. Apelidou esta medida de “subtração útil”, uma forma de libertar tempo para permitir que as pessoas façam o que têm a fazer e outras organizações (Dropbox, etc.) estarão também a implementar medidas idênticas.
Mais do que uma medida interna de uma ou várias organizações, esta posição está a suscitar algum debate sobre o valor deste tipo de política e, sobretudo, se não estaremos perante um novo movimento ou uma nova fase no trabalho remoto.
Três anos após o início da pandemia, sente-se nas organizações que já se atingiu o “pico das reuniões”. O crescimento de utilizadores das plataformas colaborativas desde fevereiro de 2020 trouxe um crescimento substancial do tempo de colaboração que agora as empresas procuram reduzir. A Microsoft afirma que o tempo que um utilizador médio do Teams passou em reuniões mais do que triplicou desde fevereiro de 2020.
Percebemos que o excesso de tempo de colaboração pode impactar na nossa capacidade de fazer o que tem de ser feito. Embora seja unânime que foi através das plataformas colaborativas (Teams, Zoom, etc.) que se conseguiu implementar eficazmente o trabalho remoto, a fácil utilização e capacidade de quase manipulação do tempo de terceiros trouxe-nos uma redução efetiva do tempo de trabalho disponível, multiplicando-se os agendamentos por conta de uma necessidade de colaboração por vezes artificial.
O Microsoft Viva, ferramenta que analisa, com recurso a Inteligência Artificial, o nosso perfil de comunicação nas várias plataformas (Outlook, Teams, etc.), identificando padrões de trabalho, sugere invariavelmente a inclusão de tempos de concentração diários para as tarefas importantes (que esta ferramenta pode reservar automaticamente na nossa agenda) por forma a reduzir também os tempos de colaboração utilizados em e-mails, chats e chamadas. As análises que apresenta revelam normalmente o quanto o tempo de colaboração impacta com o nosso desempenho.
A Otter.ai, empresa que desenvolve aplicações de transcrição de voz para texto em reuniões, mostra também num estudo efetuado que 1/3 das reuniões são desnecessárias e que, curiosamente, embora os colaboradores afirmem na prática não quererem essas reuniões, acabam por aceitá-las, muito por questões de normas das organizações.
O custo da presença em reuniões desnecessárias é elevado, quer porque nos subtrai tempo de trabalho efetivo, quer porque nos deixa pouco espaço para a criatividade e para o desenvolvimento de novas ideias. Claro que boas reuniões podem ser fontes de inspiração e de tomada de decisões, mas deveremos necessitar em breve de uma “dieta de reuniões”, transformando estas em apontamentos de rotina. Que pode começar por nos questionarmos a nós próprios: “Preciso mesmo de estar nesta reunião”?